아파트 회계 사고 예방?

아파트 회계사고 대책은 없나? ③ / 회계사고 원인과 예방대책회계 기본원칙 숙지·준수해 관리비 횡령 막아야

 

 

승인 2003.05.31 00:00|(490호)

 

아파트관리신문 webmaster@aptn.co.kr

 

[외부·자체 회계감사 실질적인 내용으로 강화해야

근무환경 개선, 동대표·직원 대상 회계교육 필요]

 

 

아파트에서 회계사고가 발생하면 입주민들이 재산상 손실을 입을 뿐만 아니라 관리주체와 입주민간 불신이 생기는 등 단지 분쟁으로 이어지므로 이를 예방하기 위한 각별한 주의가 요구된다.

 

1. 회계사고의 원인

1) 원칙 미준수가 근본원인

아파트 회계사고는 고의에 의한 사고이든, 과실에 의한 사고이든 회계 기본원칙을 준수하지 않은데 그 근본원인이 있다.

관리비 횡령사고가 발생한 단지를 보면 중간관리비 등 관리비에서 현금수납을 금지한 원칙을 지키지 않고, 각종 증빙서류를 첨부하지 않으며, 관리책임자가 1일 결제시스템을 지키지 않은 채 일주일, 심지어는 한 달에 한 번 결재를 하는 경우도 있다.

또한 은행의 예금잔액증명서를 확인하지 않고, 관리비 예금통장을 입주자대표회장과 관리사무소장의 복수 인감으로 하지 않기도 한다.

 

2) 회계감사 미흡

대부분의 아파트에서 회계감사를 실시하지 않는 경우가 많고, 실시해도 형식적인 경우가 많아 회계감사 미흡이 회계사고 원인의 하나가 되고 있다.

지난해 한국도시연구소가 발간한 ‘2002년 서울시 아파트 관리 우수단지 평가보고서’에 따르면 아파트 관리 우수단지 평가 대상 66개 단지 가운데 외부 회계감사와 자체 회계감사를 모두 실시하고 있는 아파트는 9개 단지에 불과했으며, 외부 회계감사와 자체 회계감사 모두 실시하지 않는 곳도 10개 단지에 이르는 것으로 나타났다.

또한 외부 회계감사만 실시하는 곳은 35개 단지, 자체 회계감사만 실시하는 곳은 11개 단지, 위탁관리회사에서 2년마다 실시하는 감사만 받는 곳도 1개 단지로 조사됐다.

특히 아파트에서 자체감사를 실시한다고 해도 근거서류가 미비한 경우가 많고, 결재로 감사를 대체하는 경우도 많을 뿐만 아니라, 외부 회계감사에서도 관리비 횡령사실을 적발하지 못하는 등 형식적이어서 큰 실효성을 거두지 못한다는 지적도 제기되고 있다.

 

3) 열악한 근무환경

IMF 이후의 급여 인하와 직원 감원은 결국 업무 미숙자의 채용과 업무과중이라는 필연적 결과를 불러왔다. 아파트 관리직원들이 다른 업종에 비해 낮은 급여를 받는 등 열악한 근무환경이 회계사고를 부추기기도 한다.

 

4) 회장, 소장의 잦은 교체

관리비 횡령사고가 발생한 아파트 대부분은 입주자대표회장이나 관리사무소장이 자주 교체됐다는 공통점을 가지고 있다. 이는 관리사무소장이 자주 바뀌거나 공석인 기간이 길 경우 관리직원 등의 횡령을 방치하는 결과를 불러오기 때문이다.

 

5) 모호한 관리업무

관리주체는 집행업무, 입주자대표회의는 의결, 감사업무 등으로 명확히 구분돼 상호견제의 역할을 해야 한다. 그러나 일부 단지에서는 동대표들이 아파트 집행업무에 부당하게 관여하는 사례도 있어 관리업무의 모호함이 관리비 회계사고를 막지 못하는 결과를 초래하기도 한다.

 

6) 회계지식 부족

아파트 관리업무에 대해 비전문가인 입주자대표회장이나 감사가 회계 관련 업무지식을 습득할 수 있는 기회가 부족하며, 관리책임자인 관리사무소장이나 회계실무자인 경리직원에 대한 교육도 거의 없는 실정이다.

특히 경리직원에 대한 실무교육이나 인성교육을 실시하는 지방자치단체도 없으며, 일부 위탁관리업체만 회계교육을 실시하고 있어 대부분의 경리직원은 재교육 없이 실무업무를 수행해야 하는 어려움을 겪고 있다.

 

7) 기타

이밖에 회계사고의 원인으로 ▲단지별 천차만별인 공동주택 관리비 부과내역서 문제 ▲입주민들의 참여의식 부족 ▲지자체의 관리감독 부재 등이다.

 

2. 사고 예방대책

1) 회계원칙 인지 및 준수

회계사고를 막기 위해서는 회계원칙을 정확히 인지하고 원칙을 준수하는 것이 가장 중요하다.

아파트에서 회계실무자와 결재권자는 시재관리 부문에 있어 ▲전출입시 관리출연금과 중간관리비는 당사자간에 인수 인계하도록 하는 현금수납 금지 ▲모든 수입과 지출은 금융기관 이용 ▲모든 예금은 장부에 기장해 처리 ▲예금지급신청서의 숫자란에 공백 없도록 기재 ▲모든 예금계좌는 관리사무소장과 입주자대표회장의 복수 인감을 날인해 사용 ▲매월 결산보고서에는 금융기관에서 발급하는 잔액증명서 첨부 ▲예치금과 해당 충당금의 일치여부 확인 ▲일일마감 및 결재원칙 준수 등이 이루어져야 한다.

또한 관리비 부과부문은 ▲관리비 부과와 관련해 관계 법규 및 단지별 규약 숙지 ▲손익계산서와 부과내역서의 항목과 배열 일치여부 확인 ▲관리비 미부과금과 관리비용, 관리수익의 일치여부 확인 등이 필요하다.

이밖에 ▲3개월 이상의 장기 연체세대 별도 관리 ▲전표와 증빙의 편철시 간인 날인 ▲단지별 회계처리규정 수립, 준수 ▲물품공급이나 용역계산시 세금계산서 징구, 편철 보관 ▲원장과 보조장 등 회계장부에 대한 철저한 결재 등 회계 기본원칙을 지켜야 한다.

 

2) 회계감사 강화

아파트 단지에서 매년 외부 및 자체 회계감사를 받는 등 회계감사를 강화해야 한다.

특히 형식적 감사를 지양하고, 감사의 지적사항에 대한 보완을 통해 감사의 실효성을 높여야 한다.

현행 공동주택관리령에서 회계감사에 관한 규정이 삭제돼 관리규약으로 정하도록 돼 있으나 서울시 표준관리규약에는 입주민 과반수 이상 동의시에만 공인회계사 등에 의한 감사를 실시토록 규정하고 있어 외부감사를 받지 않는 단지가 늘어남에 따른 보완책이 필요하며, 실질적인 회계감사가 이뤄질 수 있는 방안이 마련돼야 한다.

지난해 서울시 아파트 관리 우수단지 평가위원들은 “내부감사의 경우 많은 단지에서 형식적으로 서명만 한 경우가 많았다.”며 “이에 따라 서울시 표준관리규약의 내용을 입주자대표회의에 의한 내부감사를 의무적으로 실시토록 개정해야 한다.”고 지적했다.

 

3) 근무환경 개선

타업종에 비해 열악한 아파트 관리직원들의 근무여건을 향상시켜 관리비 횡령사고를 방지할 수 있도록 근본적인 대책마련이 요구된다.

아파트 근무환경은 관리사무소장과 관리직원들의 이직 여부를 결정하게 하는 주요사항이다. 이에 관리직원들이 장기 근무할 수 있도록 하는 것이 중요하다.

경기도 의왕시 S아파트 관리사무소장은 “관리직원 급여가 낮아 관리비 횡령의 유혹으로 이어지는 경우도 있다.”며 “관리비 절감차원에서 직원급여를 낮게 줄 것이 아니라 적정한 급여 지급 등 근무환경을 향상시켜 질 높은 관리가 이뤄질 수 있도록 해야 한다.”고 말했다.

 

4) 관리업무 명확히 구분해야

관리업무의 집행업무와 입주자대표회의의 의결, 감사의 업무가 모호한 현실을 개선해 관리업무의 기능을 명확히 구분해야 한다.

김대진 회계사는 “회계사고 등 아파트 관리비리를 막기 위해 관리사무소는 집행기구로, 입주자대표회의는 의결, 감사기구로 각각 법령이 정한 범위 내에서 권리와 의무를 행사할 수 있도록 업무를 명확히 구분하고, 입주자대표회의와 관리사무소가 상호견제 역할을 제대로 수행토록 해야 한다.”고 지적했다.

 

5) 회계교육 강화

아파트 관리의 의결, 감사업무를 수행하는 동대표들의 부족한 회계지식을 보완하기 위해서는 이들에 대한 회계 등 관리 관련 교육이 요구된다.

또한 결재권자인 관리사무소장들을 대상으로 한 주택관리사(보) 보수 교육시 회계 등 직무교육을 강화해야 한다.

이와 함께 현재 회계관리 실무를 수행하면서도 관련 교육을 거의 받지 못하고 있는 경리직원에 대한 회계교육을 강화하고 인성교육도 병행해야 한다. 이를 위해서는 위탁관리업체 뿐만 아니라 지방자치단체에서도 교육에 적극 나서 업무에 도움이 되는 실질적인 교육을 실시해야 한다.

회계교육 강화에 앞서 경리실무자와 관리사무소장, 입주자대표회장, 감사 등 결재권자들이 회계지식을 습득하려는 노력도 필요하다.

 

6) 철저한 직원관리

직원 채용시 각종 인사서류를 제출받고, 가족관계나 신용관계, 인성 등 철저한 검증을 통해 선발해야 한다.

또한 평상시 전체 직원관리에도 소홀해서는 안 된다. 관리책임자는 직원들이 퇴직금 중간정산 신청시 반드시 면담을 통해 어려운 사정이 있는지 여부를 파악해야 하며, 장기근무 직원들도 무조건 신뢰하기보다는 업무능률을 향상시킬 수 있도록 조직적, 체계적인 지도력이 요구된다.

 

7) 관리비 부과내역서 표준화

현재 아파트별로 천차만별인 관리비 부과내역서를 표준화해 투명성과 신뢰성을 높여야 한다는 지적도 높다.

(사)한국가정생활개선진흥회 강혜경 자문 교수는“현재 아파트마다 관리비 부과기준 및 회계처리기준이 천차만별인 관리비 부과내역서로는 그 역할을 충실히 수행할 수 없다.”며 “전국적으로 동일한 형식의 관리비 부과내역서가 마련된다면 관리 전반에 걸쳐 투명성과 신뢰성이 확보될 수 있을 것”이라고 밝힌 바 있다.

 

8) 지자체 지도 강화 등

관리비 감시기능 강화를 위해 공동주택 관리비 전문실사기관의 설치와 지방자치단체의 공동주택 관리비 전문실사기관의 설치 및 지방자치단체의 공동주택 지도·감독부서가 필요하다는 의견도 제기되고 있다.

부산발전연구원 이정헌 선임연구위원은 최근 ‘공동주택 관리 개선방안에 대한 연구’라는 보고서를 통해 “관리비 집행에 대한 심의와 감사가 적절하게 이뤄지기 위해서는 아파트 관리비를 전문적으로 실사할 수 있는 전문기관의 설치 또는 지자체의 공동주택 지도·감독 전담부서 신설이 필요하다.”고 주장했다.

이밖에 회계사고를 예방하기 위한 방안으로 △입주민들의 참여의식 고취를 위한 방안 강구 △아파트 인터넷 홈페이지에 관리비 부과내역서 공개 등 대책마련이 요구된다.

 

<황태준 기자> nicetj@aptn.co.kr